Weniger ist mehr

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Verfahrensanweisungen, Arbeitsanwei­sungen, Prozessbeschreibungen – ist das nicht alles das Gleiche? Welche Dokumentenarten brauchen Sie wirklich für Ihr QM? Lesen Sie hier hilfreiche Tipps für eine schlanke, hilfreiche QM-Dokumentation.

QM soll die Arbeit in der Praxis strukturieren. QM heißt nicht, Unmengen von Papier zu produzieren. Fragen Sie sich deshalb immer: Für WEN schreibe ich das auf? Gibt es eine interne Notwendigkeit? Gibt es eine gesetzliche Verpflichtung? Nein? Dann schreiben Sie es auch nicht auf. Auch in der QM-Richtlinie des G-BA steht, dass der Aufwand für das QM „in angemessenem Verhältnis“ zum Zweck stehen soll. 

Praxisabläufe lassen sich am besten für alle Mitarbeiter einheitlich transparent festlegen, indem sie schriftlich fixiert werden. Das geschieht in Verfahrens- und Arbeitsanweisungen. So weiß jeder, was er wie machen muss und braucht sich nicht ständig über die immer gleichen Abläufe mit den Kollegen austauschen. In die Praxis kehrt mehr Ruhe und Ein­tracht ein. Der Unterschied zwischen Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen ist gar nicht so schwierig. Sie können sich merken: 

  • Eine Verfahrensanweisung (abgekürzt „VA“) gibt den generellen ÜBERBLICK über einen Bereich und die Berührungspunkte mit anderen vor- und nachgelagerten Gebieten (Wechselwirkungen der Prozesse).
  • Eine Arbeitsanweisung (abgekürzt „AA“) beschreibt anschließend eine einzelne Tätigkeit bis ins DETAIL.

Verfahrensanweisungen (VA) – Was sollten sie mindestens beinhalten? 

Folgende Punkte sind hilfreich: 

  • Titel der VA
  • Geltungsbereich (innerhalb der Praxis)
  • Verantwortlicher für das Inkrafttreten (meist der Arzt oder eine leitende Angestellte)
  • Zuständig für die Ausführung 
  • Beschreibung des Inhalts/Ablaufs
  • Querverweise auf Flussdiagramm, Fotos, Zeichnungen, Checklisten, Laufzettel, Formulare oder andere mitgeltende Dokumente 
  • Aufzeichnungen, die aus dieser Verfahrensanweisung entstehen 
  • Hinweise/Anmerkungen 
  • Ersteller, Datum
  • Freigeber, Datum
  • Seitennummer

Arbeitsanweisungen (AA) – Was muss wirklich sein? 

Ist die Praxis nun grob in Bereiche unterteilt (VAs), werden nun die detaillierten Abläufe in den AAs beschrieben. Zunächst sollen AAs die Arbeitsabläufe aller Mitarbeiter vereinheit­lichen. Nach der allgemeinen Einführung sind sie vor allem für neue Mitarbeiter und solche in Teilzeit, nach längerer Krankheit, beruflicher Auszeit oder Schwangerschaft gedacht. 

Für welche Tätigkeiten sollten Sie zuerst AAs erstellen? 

  1. Für besonders häufige Tätigkeiten
  2. Für besonders seltene Tätigkeiten
  3. Für besonders kritische Tätigkeiten

Wichtig ist vor allem, dass die AAs auf die tatsächlichen Gegebenheiten in der Praxis abgestimmt sind. Dies betrifft auch die Arbeit mit Vorlagen. Sonst können sich die Mitar­beiter nicht darin wiederfinden. Dazu müssen die AAs nicht extrem lang oder sprachlich anspruchsvoll formuliert sein. Halten Sie die Abläufe so fest, dass jeder in der Praxis weiß, was gemeint ist. Einigen Sie sich auf einheitliche Begriffe. Bleiben Sie lieber bei den deutschen Begriffen. Diese sind im täglichen Umgang vertrauter und die Mitarbeiter können sich leichter etwas darunter vorstellen als bei englischen Wörtern oder Abkürzungen. 
Wenn Sie eine Weile QM betrieben haben, werden Sie durch eine Fehlererfassung erken­nen, bei welchen Tätigkeiten öfter etwas schief geht. Auch daraus können hilfreiche individuelle AAs entstehen. 

Arbeitsanweisungen – Wie werden sie erstellt? 

Nicht die QMB sollte die AAs ausformulieren. Das ist eine wunderbare Aufgabe für das gesamte Team: Jeder Mitarbeiter soll ein bis drei seiner täglichen Tätigkeiten aufschrei­ben. Das ergibt: „Anzahl Mitarbeiter x 1-3 Arbeitsanweisungen = Summe der Arbeitsan­weisungen“, die gleichzeitig erstellt werden, statt wie üblich von der QMB nacheinander. Jetzt haben Sie einen Grundstock an wichtigen AAs. Diese können nun ergänzt und korrigiert werden – am besten in einer Teamsitzung. Eine wichtige Spielregel für die Mit­arbeiter: Es geht nicht darum, WER die AA vorformuliert hat, sondern um den INHALT. 

Bei dieser Vorgehensweise werden Sie sehen, dass die Mitarbeiter den Sinn der AAs erkennen und „ihre“ Arbeitsanweisungen viel bereitwilliger berücksichtigen.

Tipp: Sie suchen nach einer schlanken und verständlichen Struktur für Ihr QM-System? Genau dafür haben wir die QMedicus Methode entwickelt, die Sie selbst in unseren eLearnings „Der gelungene Start ins QM – Einführung ins Qualitätsmanagement für Arztpraxen“ und „Das QM-Handbuch nach der QMedicus Methode“ erlernen können oder bequem in unseren (Online-)Beratungen zum QM speziell für Arztpraxen erfahren.


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