Ein (Speicher-)Ort für alles

Das Qualitätsmanagement-Handbuch (QMH) ist das Kernstück eines guten QM-Systems. Hier beschreibe ich, Marion Meyer von QMedicus, wie ein QMH möglichst schlank aufgebaut sein sollte und wie Sie es nutzen können, damit es eben nicht im Regal verstaubt.

In der QM-Richtlinie des G-BA wird nicht explizit ein „Qualitätsmanagementhandbuch“ verlangt, wohl aber die „Qualitätsbezogene Dokumentation“ (= schriftliche Darlegung), insbesondere die Dokumentation der Qualitätsziele und der Maßnahmen. Auch die weiteren praxiseigenen Regelungen (§ 4 G-BA-Richtlinie) werden Sie zum Großteil schriftlich festlegen (müssen), damit sie nachvollziehbar sind. So dient also das QMH letztlich als zentraler Ablageort für die Arbeitsanweisungen und alle anderen QM-relevanten Dokumente. 

Die QM-Norm DIN EN ISO 9001 verlangt darüber hinaus explizit ein QMH, definiert aber nur den Mindestumfang. Enthalten müssen demnach sein: Prozesse und Wechselwirkungen sowie die sechs schriftlich zu dokumentierenden Verfahren: Qualitätspolitik, Lenkung von Dokumenten sowie Aufzeichnungen, internes Audit, Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen. 

Eine passende Struktur für das Handbuch finden 

Schaffen Sie eine geeignete Struktur aus Unterkapiteln, die nicht unbedingt nur „Kapitel 1“, „Kapitel 2“ etc. heißen sollten. Geben Sie den Ordnern und Dateien eindeutige Bezeichnungen, die Sie weitgehend auch im Alltag verwenden. Das geht bereits mit einer einfachen Windows-Ordnerstruktur sehr übersichtlich, vor allem wenn alle Dateinamen dem gleichen formalen Prinzip folgen.

Generell ist eine thematische Struktur einer Struktur vorzuziehen, die sich streng an den Kapiteln der Norm orientiert. Solche Strukturen haben sich als sehr abstrakt erwiesen, genauso wie eine Struktur nach dem PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act). Meist ist diese aber nicht konsequent durchzuhalten: „Personalplanung“ ist ein Unterpunkt von „Plan“, die Durchführung von Personalgesprächen aber eindeutig ein Unterpunkt von „Do“. Sollte man den Punkt „Personal“ also eher „Plan“ oder „Do“ zuordnen oder in beiden Bereichen einen Unterpunkt „Personal“ anlegen?

Weniger zu empfehlen ist ebenfalls eine Struktur, die sich an theoretischen Begriffen aus der G-BA-Richtlinie orientiert wie „Patientensicherheit“ oder „Patientenorientierung“. Hier ist die eindeutige Einordnung von Dokumenten oft schwierig.

Zu überlegen ist, ob alle Mitarbeiter Zugriff auf die offenen Dateien (meist Word und Excel) bekommen sollen oder ob nur die Qualitätsmanagement-Beauftragte Dateien verändern darf. Bestimmte Bevollmächtigte wie die Hygiene- oder Gerätebeauftragten können natürlich in ihrem Themengebiet selbstständig Dokumente pflegen. Eine schriftliche Regelung, die allen Mitarbeitern bekannt ist, sollte es dazu auf jeden Fall geben. 

So wird aus dem QM-Handbuch ein Praxishandbuch

Ein QMH kann aber mehr sein als nur der Ablageort für Dokumente mit QM-Bezug. Denn wie definieren Sie die Grenzen, welche Dokumente in das QMH aufgenommen werden und welche nicht? Wo beginnt der QM-Bezug? Wo endet er? Wenn Sie also aus Ihrem QM-Handbuch ein Praxis-Handbuch machen, schaffen Sie so einen zentralen Ort, an dem alle Dokumente der Praxis abgelegt werden können, wie zum Beispiel für die Themen Einkauf, Personal und Leitlinien.

Vergessen Sie nicht, dass Sie den Zugriff auf Ordner und Dateien auch durch Passwörter steuern können. Das geht ohne weitere Programme bereits mit den Standard-Funktionen des Betriebssystems. 

Versuchen Sie in jedem Fall, die Anzahl der Dokumente gering und die Formulierungen für alle verständlich zu halten. So schöpfen Sie aus Ihrem QMH den größten Wert. 

Tipp: Ihnen fehlt die passende QM-Struktur für Ihre Praxis? Wie Sie selbst eine gute Handbuch-Struktur für Ihre Praxis finden, zeigen wir Ihnen in unserem eLearning „Das QM-Handbuch nach der QMedicus Methode“.

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