Veröffentlicht von „Als Praxismanagerin mit Führungsverantwortung, als Assistentin des Ärztlichen Direktors, als Referentin in der Qualitätssicherung sowie im Personalbereich als Recruiterin…in allen meinen beruflichen Stationen gab es immer ein gemeinsames Problem: Unterschiedliche Sichtweisen von Arbeitgeber und Mitarbeitern, Konflikte im Team, Personalmangel. Das ist der Grund, weshalb ich mich von meinem ursprünglich erlernten Beruf als Arzthelferin entfernt und mich mehr und mehr auf das Thema Personalführung und Human Ressources spezialisiert habe. Es ist mir eine Herzensangelegenheit Arbeitgeber:innen und MFA zusammenzubringen, damit die Praxisteams wieder zufrieden und glücklicher in ihrem Job sind und die Praxen ein erfolgreiches Unternehmen führen können.“ In diesem Gastbeitrag berichtet Kristin Maurach von MFA mal anders, wie für sie die Elemente des Qualitätsmanagements auch die Mitarbeiterzufriedenheit positiv beeinflussen.
Wie wirken sich die Ebenen des Qualitätsmanagements auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus?
Qualitätsmanagement (QM) und Mitarbeiterzufriedenheit sind eng miteinander verbunden, denn zufriedene Mitarbeiter:innen haben einen wesentlichen Einfluss auf die Qualität der Dienstleistungen einer Arztpraxis oder eines Krankenhauses. Wenn ich als Mitarbeiter:in mit meiner Arbeit zufrieden bin, bin ich motivierter, engagierter und produktiver. Dies führt dann auch zu einer höheren Qualität meiner Arbeit und letztendlich auch zu zufriedeneren Patienten.
Durch die Einbeziehung der Mitarbeiter:innen in den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung fühlen sie sich wertgeschätzt und haben das Gefühl, einen Beitrag zur Qualitätsverbesserung am Arbeitsplatz zu leisten.
1. Zufriedenheit durch klare Prozesse und Verantwortlichkeiten
In der Arztpraxis oder auch im Krankenhaus gibt es unzählige Aufgaben zu erledigen. Alle sind auf ihre Art wichtig und müssen von irgendjemandem erledigt werden. Doch leider stellt sich in der Praxis dann oft heraus, dass sich am Ende keiner verantwortlich fühlt und wichtige Dinge nicht gemacht werden, da man dachte, dass es der Kollege oder die Kollegin schon erledigt hat.
Durch die Implementierung von klaren Verantwortlichkeiten und Prozessen im Arbeitsablauf – ein Kernstück des Qualitätsmanagements – weiß jede:r Mitarbeiter:in, was von ihm/ihr erwartet wird. Diese:r kann somit seine Arbeit effektiv ausführen, was wiederum die Zufriedenheit erhöht. Außerdem sind damit alle Teilbereiche der Arbeit erfüllt und nichts kann untergehen bzw. vergessen werden.
2. Zufriedenheit durch eine verbesserte Kommunikation und Teamarbeit
Im Praxisalltag fließen viele Informationen, die dokumentiert und weiterverarbeitet werden müssen und die vor allem auch zur richtigen Zeit bei der entsprechenden Person ankommen bzw. am richtigen Ort gespeichert werden müssen. Gibt es keine klaren Regeln oder Abläufe, kann es hier zu fatalen Kommunikationsbrüchen kommen.
Auch hier kann QM unterstützen, um eine Kultur der offenen Kommunikation zu fördern und kann zur Teamarbeit beitragen. Ein offener Umgang mit Fehlern, in dem diese z.B. dokumentiert werden und anschließend in einer Teambesprechung betrachtet, bewertet und verbessert werden. QM fördert damit die kontinuierliche Verbesserung und stellt gemeinsame Ziele in den Mittelpunkt, mit der Absicht einer verbesserten Zusammenarbeit. Wenn das Praxisteam die Praxisziele und insbesondere die Werte ihres Arbeitgebers kennen, erleben sie damit ein emotionales Element, was verbindet. Sie halten zusammen, sind loyal gegenüber der Praxis und arbeiten insgesamt effizienter zusammen.
3. Zufriedenheit durch bessere Arbeitsbedingungen
Stressige Arbeitstage gehören zum Praxisalltag dazu. Mal geht etwas unter oder es passieren Fehler. Die Patienten sind unzufrieden und lassen den Unmut am Praxisteam aus. Dies führt schnell zu Frust und kann sich negativ auf das Arbeitsklima auswirken.
Durch die Anwendung von Arbeitsanweisungen oder Behandlungspfaden aus dem Qualitätsmanagement sind Verantwortlichkeiten und Abläufe klar geregelt, was zur Verbesserung der Patientensicherheit und auch der eigenen Arbeitsabläufe beiträgt. Durch Arbeitsanweisungen wird eine entsprechende Qualität der Arbeit gewährleistet. Das kann außerdem Verletzungen vorbeugen und die Sicherheit am Arbeitsplatz verbessern. Die Arbeitsbedingungen sind angenehmer, was dann entsprechend zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit führt.
4. Zufriedenheit durch stärkere Anerkennung, Wertschätzung und Belohnung
Durch die Schaffung von Strukturen und Klarheit wird auch eine entsprechende Messbarkeit möglich. Welche Abläufe haben sich etabliert, welche können besser gestaltet werden? Wie hat sich die Patientenzufriedenheit entwickelt und welche Arten von Beschwerden erreichen das Praxispersonal? Durch Transparenz und Messbarkeit kann auch die Anerkennung und Belohnung von Mitarbeiter:innen und ihr Beitrag zur Qualität gefördert und anerkannt werden. Die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen steigt.
5. Zufriedenheit durch häufigere Schulungen und persönliche Entwicklung
Schulungen und Weiterbildungsprogramme sind wesentliche Bestandteile von QM-Systemen. Sie regen dazu an, dass Mitarbeiter:innen die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse besitzen, um ihre Aufgaben effektiv auszuführen. Die Möglichkeit zur beruflichen Entwicklung und Weiterbildung kann die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.
QM als Benefit für die Mitarbeiterzufriedenheit
Zusammenfassend kann QM dazu beitragen, eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen, in der Mitarbeiter:innen effektiver arbeiten können und sich wertgeschätzt fühlen, was sich wiederum positiv auf ihre Zufriedenheit auswirkt.
Umgekehrt kann eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit auch zu einer besseren Umsetzung von Qualitätsmanagementprinzipien führen. Zufriedene Mitarbeiter:innen sind eher bereit, sich aktiv an Verbesserungsprozessen zu beteiligen und die Qualitätsstandards der Praxis zu unterstützen. So können sich Qualitätsmanagement und Mitarbeiterzufriedenheit gegenseitig verstärken und zu einer positiven Unternehmenskultur beitragen.
MFA mal anders-Tipp: QM bei der Personalsuche nutzen
Durch unsere tägliche Arbeit haben wir bei „MFA mal anders“ die Gelegenheit, eine Vielzahl von Stellenanzeigen und Bewerbungsprozessen von MFA zu begleiten und aus erster Hand zu erfahren, was bei dieser Zielgruppe gut ankommt und was nicht. Die guten „A-Mitarbeiter:innen“, die sich jede Praxis in ihrem Team wünscht, legen viel Wert auf strukturierte Prozesse und klare Verantwortlichkeiten im Team. QM hilft Ihnen dabei diese Strukturen zu etablieren. Auch standardisierte Bewerbungsprozesse sind Teil von einem guten QM-System. Kommunizieren Sie bei der Personalsuche, wie das Team arbeitet, welche Werte Ihre Praxis hat und überzeugen so Kandidat:innen sich bei Ihnen zu bewerben.
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Ihre Kristin Maurach
Kristin Maurach ist die Gründerin von „MFA mal anders“ – Deutschlands größtem Karriereportal exklusiv für Medizinische Fachangestellte und Zahnmedizinische Fachangestellte. Dort informiert sie über Fort- und Weiterbildungen, Gehalt, Ausbildung, Berufsbilder, Stellensuche und aktuelle Stellenangebote. Mit Ihrer Stellenanzeige auf „MFA mal anders“ erreichen Sie exklusiv aktiv suchende und wechselwillige MFA & ZFA.