Hoher Besuch: Behördliche Überprüfung

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Sicherlich ist jeder froh, wenn er von den zuständigen Behörden möglichst lange „eher gar nichts“ hört. Doch selbst wenn nichts vorfällt, kann es sein, dass ein Amt eine Begehung ankündigt. Was ist nun zu tun? Wie können Sie sich vorbereiten? Hier informiere ich, Marion Meyer von QMedicus, wie Sie Behördenbesuche planen können und sich während der Begehung verhalten sollten.

Vor allem angestoßen durch die neuen Medizinischen Hygieneverordnungen der Länder kommt es seit wenigen Jahren öfter zu Praxisbegehungen durch Gesundheitsämter, auch wenn kein direkter Anlass besteht. Wer also sein QM, und damit das Hygiene-, Geräte-, Daten-, Arbeitsschutz- oder Personalmanagement, in den letzten Jahren vernachlässigt hat, sollte spätestens jetzt aktiv werden. Denn die Behörden prüfen mitunter rückwirkend! 

Der erste Eindruck zählt 

Und den kann man in aller Ruhe vorbereiten. Abgeleitet vom QM können Sie mögliche Prüfungsthemen eingrenzen. Die häufigsten Begehungen in Arztpraxen erfolgen für die Hygiene durch Gesundheitsämter und für Medizinprodukte durch Regierungspräsidien. Sie sollten sich also vorab informieren, welche Behörde in Ihrem Bundesland bzw. in Ihrem Landkreis zuständig ist. Vielleicht kennen Sie die Leiter der Abteilungen sogar persönlich. Achten Sie bei der Erkundigung zudem auf mögliche Zweigstellen Ihrer Praxis und deren Standort (je Bundesland). 

Üblicherweise kündigt eine Behörde ihren Besuch 3-4 Wochen vorher an. Sie sollten versuchen, den Termin ohne Verschiebungen wahrzunehmen. Gelegentlich kommt es vor, dass sich ein Amt telefonisch anmeldet. Dieser Anruf und der Termin müssen auf jeden Fall der Praxisleitung mitgeteilt werden! Bereits für die Reaktion der Arzthelferin am Telefon sollten Sie außerdem Verhaltensweisen festlegen: Soll Sie direkt zu Ihnen ins Sprechzimmer durchstellen? Soll Sie den Namen des Prüfers, das Amt und den gewünschten Termin notieren und ankündigen, dass Sie sich in jedem Fall zurückmelden? Soll sie ihn gleich bitten, dass er einen schriftlichen Terminvorschlag schickt? Was soll sie notieren? Und wie soll sie Ihnen die Nachricht übermitteln? Wichtig ist, dass Sie auf jeden Fall freundlich und zuvorkommend mit dem Anrufer umgeht. Wenn der Termin endgültig feststeht, sollten alle Mitarbeiter informiert werden. 

In Ausnahmen ist es schon passiert, dass ein Prüfer unangekündigt in einer Praxis erschienen ist. Versuchen Sie, einen neuen Termin zu vereinbaren, indem Sie ihm verdeutlichen, dass die terminierten Patienten einen Anspruch auf ihre Therapie haben. Sollte er sich nicht abweisen lassen, gehen Sie so vor, wie bei geplanten Begehungen. 

Der große Tag 

Um die Prüfung unbeschadet zu überstehen, sollten Sie eine Dienstanweisung (Arbeitsanweisung) für den Ablauf erstellen. Legen Sie fest, wie der Prüfer empfangen werden soll, dass vor dem Termin geklärt sein muss, wer daran teilnehmen soll und wer sich darum kümmert, dass die Dokumente und Räumlichkeiten entsprechend hergerichtet sind, und dass keiner der Mitarbeiter dem Prüfer unaufgefordert Informationen weitergeben darf. Auch nicht, um eine peinliche Stille zu überbrücken. Wichtig ist, dass Sie den Prüfer nicht warten lassen. Führen Sie ihn in einen separaten Raum, bieten Sie ihm ein Getränk an und schließen Sie die Tür. 

Die Inhalte der Überprüfungen sind kein Geheimnis. Studieren Sie das Ankündigungsschreiben. Darin sollte der Prüfungsgegenstand genannt sein. Bei allgemeinen Besuchen helfen die Kern-Themen des QM, aus denen sich mögliche Prüfungspunkte ableiten lassen. 

Gut vorbereitet, kann bei der Begehung nur wenig passieren. Der Prüfer wird sich die Räume ansehen. Anschließend wird er Einsicht in die relevante Dokumentation nehmen wollen. Zu den relevanten Unterlagen einer Hygienebegehung gehören zum Beispiel: Hygieneplan, Desinfektionsplan und Protokolle der Hygieneschulungen. Kleinere Bußgelder können sofort ausgesprochen werden, z.B. bei verfallenen Medikamenten. (Drastische Maßnahmen wie Freiheitsstrafen sind in der Regel nur in Härtefällen zu befürchten und sind immer Ergebnis eines vorhergehenden Prozesses.) Können einzelne Dokumente nicht vorgezeigt werden, sollten diese schnellstmöglich nachgereicht werden. Möglich ist allerdings schon, dass eine mangelhafte Einheit vorübergehend stillgelegt wird, z.B. ein ambulanter OP / Eingriffsraum oder ein Raum für die Wiederaufbereitung. Nach der Begehung erhalten Sie ein Protokoll der festgestellten Abweichungen, das umgehend an die Praxisleitung weitergeleitet werden sollte. 

Die Beseitigung der Mängel sollte in den folgenden Tagen bei allen Mitarbeitern oberste Priorität haben. Es wäre ärgerlich, wenn nachträglich Strafgelder anfallen, weil den Forderungen der Behörde nicht fristgerecht entsprochen wurde (ca. 6 Wochen). 

Fest steht: Wer sich grundsätzlich auf mögliche Begehungen vorbereitet und sein QM pflegt, hat wenig von einer Überprüfung zu befürchten und macht die Behörden gar nicht erst auf sich aufmerksam. 

Tipp: Durch die langjährige Beratung verschiedenster Arztpraxen bundesweit haben wir ein breites Spektrum an Erfahrungen gesammelt, wie Behördenprüfungen ablaufen können. Sie benötigen Unterstützung bei der Vorbereitung einer Überprüfung? Wir helfen Ihnen gerne. Sprechen Sie uns einfach und unkompliziert an.


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