Der Weg ist das Ziel

Qualitätsmanagement oder „QM“ – ein Synonym für schlechte Laune unter den Mitar­beitern, für Berge von Pa­pier und für viele Stunden mühsa­mer Dokumentation. Und dieses übergewichtige Pa­piermonster soll Ihnen helfen, die Mitarbeiter- und Patientenzu­frie­den­heit zu steigern? Doch es gibt auch ein schlan­kes QM, das Sie wirklich bei Ihrer Praxisführung unterstützen kann. Erfahren Sie hier, wie es aufgebaut sein sollte.

Das Grundproblem mit QM: Es hat mit der medizinischen Leistung nur am Rande zu tun – und budgetiert wird es auch nicht. Trotzdem ist es für eine moderne niedergelassene Praxis unentbehrlich. Denn hier ist der Arzt Unternehmer, Arbeitgeber und Mediziner.

Und darum geht es bei QM. Die Qualität Ihrer medizinischen Leistung haben Sie als Arzt im Medizinstudium gelernt. Ihre angestellten MFAs haben ebenfalls eine medizinische Ausbildung gelernt. Alles Weitere wird in einem Krankenhaus vom Management, von der Personalabteilung, von der Hausverwaltung und vom Einkauf übernommen. Doch genau diese Abteilungen gibt es in einer Arztpraxis nicht. Dieselben Tätigkeiten fallen in klei­nerem Umfang trotzdem an.

Eine Struktur für ALLE Tätigkeiten in einer Arztpraxis zu schaffen – das ist die grund­legende Aufgabe von QM.

QM – Was hab ich denn schon davon?

Sicherlich ist es ärgerlich, wenn man etwas gesetzlich auferlegt bekommt – wie die Ver­pflichtung aus § 135a Abs. 2 Nr. 2 SGB, dass alle Vertragsärzte ein QM-System einführen und weiterentwickeln sollen. Doch die Ziele der praxisinternen QM-Systeme, die der G-BA in der Qualitätsmanagement-Richtlinie vertragsärztliche Versorgung formuliert, sind durch­aus für jede Praxis anzustreben – auch aus Eigeninteresse: eine syste­matische Patien­tenorientierung und die Erhöhung der Arbeitszufriedenheit der Praxisleitung und -mitarbeiter. Vielleicht sollten Sie daher den Blick eher darauf lenken, was Sie aus Ihrem QM-System machen können, damit Sie selbst etwas davon haben. 

Denn Qualitätsmanagement ist ein weiträumiger Oberbegriff und Sie haben viel Spielraum, wie Sie Ihr QM-System ausgestalten wollen. Im Idealfall verläuft Ihre QM-Arbeit so, dass sie dadurch mehr Einsparpotentiale an Zeit, Ressourcen und Kosten erkennen, als sie jetzt an Ausgaben haben. Dadurch rentiert sich das QM quasi von selbst.

Und so sollten Sie sich Ihrem QM-System nähern:

1. Überzeugung – den eigenen Nutzen erkennen

„Qualitätsmanagement ist Führungsaufgabe.“ So heißt es in der Richtlinie der G-BA. Warum? Wenn Sie als Vorgesetzter nicht an das glauben, was Sie tun – wie wollen Sie dann Ihre Mitarbeiter davon überzeugen, dass ihr Handeln einen Nutzen hat? Sie müssen QM nicht lieben, wenn Sie damit beginnen, aber Sie sollten für sich einen Nutzen darin erkannt haben. Schaffen Sie

• endlich einheitliche Abläufe – weniger zeitraubende Diskussionen zwischen den Mitarbeitern.
• endlich eindeutige Verantwortlichkeiten und Abgrenzung von Aufgabenbereichen – weniger zufälliges Abarbeiten und zufälliges Vergessen von anstehenden Aufgaben.
• endlich ein geregelter Umgang mit Fehlern und Beschwerden – weniger Peinlichkeiten.
• endlich mehr Überblick über die eigenen Zahlen – weniger Löcher in der eigenen Kasse.
• endlich Klarheit bei der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen – weniger „Stochern im Nebel“.

2. Zeit – mit System zum System

Wenn Sie von Ihrem QM-System so viel wie möglich haben wollen, nehmen Sie sich zu­nächst etwas Zeit. Zum Nachdenken. Mit einem Blatt Papier und einem Stift. Nun pla­nen Sie, was Sie zukünftig umsetzen möchten und in welcher Reihenfolge. Das erspart Ihnen viel unnötige Arbeit bei der Verwirklichung und führt Sie schneller zu einem laufen­den QM. Sie planen – aber nicht jeden Schritt jetzt schon bis ins Detail, sondern nur den Anfang und wie es grob weitergehen soll. Versuchen Sie nicht, das gesamte QM-System auf einen Schlag zu fixieren. Legen Sie nur die ersten Meilensteine fest. QM muss lang­sam, aber konsequent etabliert werden.

3. Der große Plan – mit den richtigen Prioritäten beginnen

Beginnen Sie mit den üblichen Kern-Elementen und bauen Sie diese kontinuierlich aus. Zunächst müssen Sie die internen Abläufe ordnen. Das passiert in den Arbeitsanwei­sungen (AAs): Lässt sich Ihre Praxis in Bereiche unterteilen? Zum Beispiel in Anmeldung, Behandlungszimmer und Labor? Ermitteln Sie der Reihe nach für alle Bereiche den Ist-Zustand, wie im Augenblick Aufgaben ausgeführt werden und schreiben Sie ihn auf. Versuchen Sie in diesem Schritt nicht, gleichzeitig schon Optimierungen vorzunehmen. Erst wenn die AAs stehen, sollten Sie sich weiteren Themen widmen, wie der Patienten- und Zuweiserbefragung, der Lieferantenbewertung, geeigneten Kennzahlen etc. 

So kom­men Sie Ihrem Ziel Schritt für Schritt näher.

Tipp: Sie wissen nicht, wie Sie die Prioritäten setzen sollen? Sie finden nicht die Zeit, sich selbst mit dem QM zu beschäftigen? Ihnen fehlt eine praktische Struktur? Genau das lernen Sie praxisnah und zügig inden QMedicus eLearnings „Der gelungene Start ins QM – Einführung ins Qualitätsmanagement für Arztpraxen“ und „Das QM-Handbuch nach der QMedicus Methode“.