Mit der Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) steht und fällt der Erfolg der Einführung und Aufrechterhaltung des praxiseigenen Qualitätsmanagementsystems (QMS). Umso wichtiger ist es, die Wahl der QMB sehr sorgfältig zu treffen. Hier gibt die Qualitätsmanagementexpertin Marion Meyer praktische Tipps, wie Sie die richtige Person für den Job finden.
Zunächst ein Beispiel für eine denkbar ungünstige Ausgangslage für das Gelingen des QM-Systems, gefunden im Jahr 2012 auf dem Frage-Antwort-Portal gutefrage.net: „Hallo, ich soll das QM (…) in einer Arztpraxis aufbauen (nebenher) und habe keinerlei praktische Erfahrung in diesem Bereich. Fortbildung dafür ist zu teuer.“ Diese QMB hatte sicherlich keinen guten Start in ihre neue Aufgabe, wenn sie diese heute überhaupt noch ausführt.
Gemeinsam geht es besser
Was ist hier schiefgelaufen? Ungeachtet der Frage nach dem Sinn und Nutzen von Qualitätsmanagement (QM) – es ist gesetzlich verpflichtend. Was dazu führt, dass viele Ärzte diese unvermeidbare Aufgabe schnell einer Angestellten aufdrücken, um sie selbst los zu sein. Aber damit kommt das Thema als Bumerang wieder zu ihnen zurück. Denn bisher hatten Arzthelferinnen / MFAs in ihrer Ausbildung und anschließenden Tätigkeit in den Praxen kaum Berührungspunkte mit dem Thema QM. Folglich kennen sie sich nicht damit aus.
Was kann man besser machen? In der Anfangsphase ist entscheidend, dass sich Arzt und Arzthelferin / MFA, also die zukünftige QMB, gemeinsam dem Thema QM nähern. Manchmal ist es hilfreich, wenn sich zwei Mitarbeiterinnen die Aufgabe teilen.
Die Leitung sollte sich ausdrücklich für die Errichtung eines QM-Systems aussprechen und der QMB ihre aktive Unterstützung zusichern. Der Inhaber sollte die Rolle der QMB aber nicht selbst übernehmen, weil es sich dabei um ein komplexes Thema handelt. Das nimmt der Leitung die Flexibilität zum Steuern der Gesamtpraxis (Finanzen, Personal, etc.).
Beauftragt, das Qualitätsmanagement zu verantworten
Die QMB verantwortet und steuert das QMS. Das heißt aber nicht, dass sie alle Aufgaben selbst erledigen muss. Ihre Aufgabe ist es, alle QM-Fäden in der Hand zu behalten. Sie darf durchaus die Ausführung einer Aufgabe delegieren, wenn sie auch weiterhin den größeren Teil ihrer Arbeitszeit in die Patientenversorgung eingebunden ist. Durch die Aufgabenverteilung erarbeitet das ganze Team das QMS. So wächst das Verständnis und auch die anderen Mitarbeiter sind an der Aufrechterhaltung interessiert.
Die Aufgabe der QMB
Sie, die Qualitätsmanagementbeauftragte, …
- achtet durch Audits und Schulungen darauf, dass alle Mitarbeiter die QM-Regelungen einhalten,
- pflegt die QM-Dokumentation, vor allem Verfahrens- und Arbeitsanweisungen und
- verfolgt Fehlerursachen, -behebung und -vermeidung.
Die Aufgabe der QMB
Qualitätsmanagementbeauftragte sollte jemand sein, der
- selbstständig,
- ordentlich,
- konstant und
- durchsetzungsfähig arbeiten kann und
- ein Grundverständnis für organisatorische Abläufe sowie
- Grundverständnis von QM hat.
Das fehlende Wissen über QM allein sollte nicht dazu führen, dass keine QMB benannt wird und bereits der Beginn des QMS scheitert. Wie bei allen anderen Themen handelt es sich auch um Wissen, dass man sich aneignen kann.
Nicht zur QMB benannt werden sollten die „Neue“ per se oder der „alte Hase“ per se. Sollte eine dieser beiden die Aufgabe gerne übernehmen wollen, sollte man sie allerdings nicht hindern. Das Schlechteste ist es, motivierte Angestellte auszubremsen.
Die weitere Aufgabenverteilung im Team
QM ist nicht Aufgabe einer einzelnen Person in der Praxis, sondern Teamarbeit. Deshalb sollte es neben der federführenden QMB verschiedene Personen geben, die sich jeweils um ein größeres Unterthema des QM kümmern, z.B. die Hygiene- oder die Gerätebeauftragte.
Enge Zusammenarbeit von Leitung und QMB
Kennt die QMB ihr Aufgabengebiet, kann sie die Praxisleitung in vielen Aspekten entlasten. Aber Vorsicht: Die QMB bleibt eine Angestellte. Sie kann viele Themen vorbereiten, aber sie hat keine unternehmerischen Entscheidungsbefugnisse. Außerdem benötigt sie die volle ärztliche Unterstützung. Sonst untergraben die anderen Mitarbeiter schnell ihre Autorität. Regelmäßige, kurze Abstimmungstermine zwischen der Leitung und der QMB sollten zur Routine gehören. Dann sind die Grundsteine für ein erfolgreiches QMS gelegt.
Dieses und viele weitere Themen rund um das Qualitäts- und Praxismanagement in Arztpraxen ist Teil unserer Beratungen. Dazu erfahren Sie mehr unter https://www.qmedicus.de/main/leistungen/qm-beratung/